Bạn đang có thắc mắc về ngành văn thư? Công việc của một người nhân viên văn thư trong phòng hành chính là như thế nào, làm những công việc gì? Đây chính là bài viết sẽ giải đáp hết tất cả các thắc mắc giúp bản thân bạn hiểu hơn về ngành văn thư và điều quan trọng là chọn ngành nghề phù hợp với bản thân.
Ngành Văn thư lưu trữ là gì?
Ngành văn thư lưu trữ là làm những công việc như sắp xếp, lưu trữ và bảo quản, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Người làm trong ngành văn thư này sẽ là một người có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và sử dụng các tài liệu này một các hiệu quả nhất.
Trong chương trình đào tạo thì ngành văn thư thì đây là một ngành học trang bị cho sinh viên kiến thức từ cơ sở các lý thuyết chuyên sâu công tác văn thư tại các cơ quan hay tổ chức. Ngành văn thư sẽ có một số kiến thức chủ chốt như: Soạn thảo, đóng dấu, ký văn bản đúng thể thức quy định, quản lý văn bản hợp lý logic, quản lý, bảo quản, sử dụng con dấu đúng pháp luật,…
Trong ngành nghề này cũng sẽ trang bị cho các bạn sinh viên về vị trí, tầm quan trọng, nội dung và phương pháp tổ chức công tác văn thư.
Kiến thức, kỹ năng ngành Văn thư lưu trữ cần học
Khi các bạn sinh viên chọn học ngành văn thư thì bạn sẽ được học những kiến thức lý luận và thực tiễn cơ bản. Sinh viên sẽ được trang bị kiến thức hỗ trợ về các lĩnh vực như văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng,…
Kiến thức cơ sở ngành Văn thư
- Sinh viên sẽ được học về kiến thức đại cương về khoa học xã hội và nhân văn.
- Sinh viên học về các kiến thức về quản lý, tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước.
- Tiếp theo sẽ được học về kiến thức cơ sở về các nghiệp vụ hành chính.
Kiến thức chuyên ngành Văn thư
- Đầu tiên kiến thức chuyên ngành sẽ là tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi và đến.
- Kiến thức chuyên ngành tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
- Học về tổ chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Thu thập và bổ sung các tài liệu, sưu tầm.
- Xác định được giá trị của tài liệu, phân loại ra các tài liệu, tổ chức khoa học tài liệu.
- Học về xây dựng hệ thống công cụ tìm kiếm.
- Học cách bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Các bạn sinh viên sẽ được trang bị các kiến thức và các khả năng ứng dụng về công nghệ thông tin và các công tác lưu trữ tài liệu.
Kỹ năng được đào tạo trong ngành văn thư
- Được đào tạo về kỹ năng giao tiếp nơi công sở
- Đào tạo về kỹ năng thuyết trình
- Học các kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm
- Học thêm kỹ năng về các phần mềm Microsoft Office.
- Học ứng dụng và sử dụng các thiết bị trong văn phòng.
- Trong chuyên ngành đào tạo sẽ có các phần mềm chuyên dụng cần phải học.
- Học về các quy trình nghiệp vụ văn thư và lưu trữ cũng như có thể hướng dẫn lại
- Cần phải học thêm kỹ năng phân tích, kiểm tra và đánh giá các vấn đề có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ.
- Cần học các phương pháp tổ chức hoạt động, phải bố trí sắp xếp các công việc có liên quan đến nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ một cách hợp lý.
- Có kỹ năng điều hành và quản lý để giải quyết các công việc có liên quan đến công tác văn thư, công tác lưu trữ tại các cơ quan hay tổ chức.
- Cần phải nắm rõ được cách vận hành các chương trình trên phần mềm tin học thông dụng trong trao đổi thông tin nghiệp vụ, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Công việc của một cán bộ Văn thư sau khi ra trường làm những gì?
Công việc chính hằng ngày
Khi làm cán bộ trong ngành văn thư không chỉ gắn bó với giấy tờ hồ sơ tài liệu, ngoài ra sẽ được phân công thêm các nhiệm vụ khác. Người làm trong ngành văn thư sẽ là người đảm nhận các công việc như tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác và sử dụng các tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất. Thì sau đây sẽ là thống kê công việc chính của người làm trong ngành văn thư:
- Quản lý các văn bản đi và nhận
- Quản lý phần tài sản của công ty
- Làm cả nhiệm vụ của lễ tân
- Quản lý hồ sơ về nhân sự
- Trực tiếp lên bảng lương, thưởng hàng tháng cho nhân viên
- Được pháp sử dụng và quản lý con dấu để phân loại ra các văn thư
- Đảm đương công việc tổ chức và sắp xếp tài liệu một cách khoa học và hiệu quả nhất
- Hỗ trợ công ty khai thác, bảo quản và lưu trữ tài liệu một cách thận trọng nhất
- Chuyên viên về văn thư và hành chính
- Làm cán bộ hành chính
- Làm việc chánh văn phòng
- Kim luôn cả việc thư ký và trợ lý cho lãnh đạo
Triển vọng phát triển nghề nghiệp trong ngành
Là một cán bộ trong ngành văn thư thì sẽ có cơ hội phát triển ở các ngành như:
- Từ chuyên viên lên làm chuyên viên chính văn thư
- Từ một lưu trữ viên lên làm lưu trữ viên chính
- Có thể phát triển thành cán bộ phụ trách ở văn phòng ở phòng hành chính hoặc bộ phận văn thư và lưu trữ của tại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Nơi làm việc cho các cán bộ văn thư ở đâu
- Nơi làm việc sẽ là phòng làm việc ở văn phòng hoặc ở các phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức.
- Có thể làm việc tại các trung tâm lưu trữ của Quốc gia
- Làm việc tại Trung tâm lưu trữ của ngành
- Làm công việc nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan Nhà nước và các tổ chức xã hội
- Làm công việc nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan lưu trữ các địa phương.
- Làm công việc lưu trữ trong các cơ quan Tham mưu và Tổng hợp
- Ngoài ra còn có thể làm giảng viên tại các trường trung cấp, cao đẳng hoặc đại học.
Hình thức đào tạo trung cấp văn thư lưu trữ bạn cần biết
Thời buổi phát triển hiện nay có rất nhiều nơi đào tạo ngành văn thư này. Tùy theo mỗi đơn vị sẽ thiết kế đa dạng với các hình thức đào tạo khác nhau. Ở đây sẽ có hình thức đào tạo được nhiều trường áp dụng nhất hiện nay là hình thức đào tạo chính quy tập trung và hình thức đào tạo online từ xa
Hình thức đào tạo chính quy tập trung
- Về thời gian sẽ học vào buổi tối cuối tuần
- Địa điểm học sẽ học tại cơ sở đào tạo ngành
Hình thức đào tạo online từ xa
- Phương pháp sẽ là tự học
- Thời gian và địa điểm học sẽ là hình thức học online từ xa các bạn sinh viên sẽ được chủ động về thời gian và địa điểm học, học ở bất cứ đâu mọi lúc mọi nơi mà không cần phải đến trường.
Điểm qua hai hình thức đào tạo ngành văn thư trên thì các bạn sinh viên đều sẽ linh động về việc sắp xếp lựa chọn được hình thức phù hợp với nhu cầu của bản thân. Đối với hình thức chính quy tập trung thì sẽ phù hợp với những đối tượng chưa có kinh nghiệm về ngành văn thư này và cần phải bổ sung thêm các kiến thức thực tế. Còn với hình thức học online từ xa thì sẽ phù hợp với những đối tượng đã có kinh nghiệm trong ngành văn thư và cần bổ sung thêm kiến thức.
Các trường đào tạo ngành văn thư lưu trữ chất lượng tại Việt Nam hiện nay
Hiện nay, ở khu vực Thành phố Hồ Chí Minh đã có rất nhiều nơi đào tạo ngành văn thư này, nhưng việc lựa chọn được nơi đào tạo ngành này phù hợp và uy tín thì vẫn đang là vấn đề khá khó khăn của rất nhiều bạn học viên. Thời đại càng phát triển thì các tin từ báo chí lên án về vấn đề nơi đào tạo không chất lượng, bằng giả, thu nhiều chi phí không rõ ràng,…
Chính vì điều này sẽ gây nên nhiều sự hoang mang và phân vân cho các bạn muốn học ở ngành văn thư này. Dưới đây sẽ là một số trường uy tín trong việc đào tạo ngành văn thư này.
- Trường trung cấp Việt Hàn
- Trường trung cấp Văn thư lưu trữ Trung ương
- Trường trung cấp Bách khoa Sài Gòn
- Trường trung cấp Đông Đô
- Trường trung cấp Công Đoàn Thành phố Hồ Chí Minh,…
Lời kết
Trên đây là những thông tin về ngành văn thư mà chúng tôi đã cung cấp cho bạn. Trước khi chọn một ngành nghề nào đó cần phải nên tìm hiểu kỹ về ngành để xem có thật sự phù hợp với bản thân hay không. Để biết thêm những thông tin chi tiết hay liên hệ với số hotline 035.652.8339 cho chúng tôi để được tư vấn nhanh và tận tình nhất.
Xem thêm về những giải pháp chọn trường hữu ích tại https://giaiphapchontruong.com/
